ПО для автоматизации аптек: критерии выбора
Содержание:
Автоматизация аптеки с помощью современного ПО позволяет ускорить и отрегулировать многие процессы, от управления ассортиментом и товарными остатками до ведения финансовой отчетности, аналитики и улучшения клиентского сервиса.
Важный момент подбора ПО для аптеки в том, что для фармацевтической отрасли популярные розничные программы не подходят по функционалу в связи со специфичными требованиями государственного регулирования к продажам лекарственных средств.
Поэтому собственникам и управляющим часто приходится детально разбираться в особенностях специализированных аптечных программ, тестировать разные решения, чтобы выбрать подходящее под актуальные задачи управления конкретной аптекой и соблюдать регулярно обновляемые требования законодательства.
Мы в Ассоциации «Фармия» проанализировали рынок аптечного ПО, пообщались с владельцами аптечных сетей, обобщили свой опыт работы с разными фармацевтическими программами и вендорами и выявили ключевые критерии и функции, на которые стоит обратить внимание при выборе программных решений для автоматизации.
Чтобы аптека работала эффективно, нужна автоматизация рутинных задач, требующих регулярного контроля.
Это помогает повысить объем продаж и сократить издержки. К наиболее частым задачам автоматизации относятся:
Учет остатков — когда программа позволяет в режиме реального времени отследить остатки на складе.
Управление заказами — возможность в любое время сформировать заказ, обработать и отследить его местонахождение от поставщика к клиенту.
Серийный учет — автоматическое отслеживание сроков годности препаратов по партиям, а также гарантий и других параметров качества.
Интеграция со штрихкодами и QR-кодами — наиболее быстрый и точный метод учета товаров в аптеке.
Автоматическое пополнение запасов — настройка автоматического заказа при достижении минимального количества складских остатков определенных лекарственных средств.
Мониторинг сети — учет остатков по каждой аптеке при управлении сетью из нескольких аптек для оперативного контроля доступности препаратов, предотвращения дефицита и излишков в отдельных аптеках сети, а также организации оперативного перемещения для повышения доступности препаратов для клиентов.
Интеграция с системой маркировки товаров — бесшовное подключение к системе «Честный знак» и системе ЕГАИС.
Работа с кассовыми операциями — реализация товара как за наличный расчет, так и по безналичному расчету с использованием внешних банковских терминалов, от кассовых операций и быстрого приема оплат до складского учета с автоматической выгрузкой кассовых отчетов в бухгалтерские системы.
Поддержка онлайн-продаж и доставки — интеграция с действующими в аптеке бизнес-системами, такими как CRM, интернет-магазин и удаленная поддержка логистических операций.
Централизованная база данных — все данные о запасах и изменениях остатков передаются в единую центральную базу данных, где они обрабатываются и хранятся.
Централизованный справочник — стандартизированные наименования всего ассортимента препаратов в аптеке от разных поставщиков для исключения дублирования на складах и сбоев в аналитике.
Аналитика и финансовая отчетность — автоматические отчеты по закупкам, движению товаров, продажам, обороту и прогнозирование спроса.
Это наиболее востребованные функции фармацевтических программ, необходимые для оперативной бесперебойной работы, развития и масштабирования аптек и аптечных сетей. Исходя из этих функций выделим ключевые критерии, по наличию которых стоит выбирать решения для автоматизации в аптеках.
Несмотря на обилие программ технологической модернизации для розничной торговли, которые часто удобнее, функциональнее и дешевле в обслуживании, они фактически не подходят для аптек ввиду специфичности законодательного регулирования фармотрасли.
Если по меркам развития ИТ-сферы решение, разработанное два года назад без дальнейших обновлений — это уже устаревший продукт, то архитектура существующих на российском рынке аптечных программ в большинстве случаев берет начало еще в конце 1990-х. Обновление версий фармацевтических программ происходит долго, так как аптечная розница считается консервативной сферой и даже крупные игроки не готовы вкладываться в развитие и адаптацию ПО под инновационные требования ИТ-инфраструктуры. Это означает, что даже распространенное в отрасли ПО для аптек не гарантирует удобство его использования, эргономику интерфейса для пользователя, разумность аппаратных требований. Поэтому владельцам аптек приходится искать компромиссные решения.
Часто системы, которые справляются с задачами учета и мониторинга товаров в одной аптеке, становятся сложными при масштабировании на аптечную сеть. И, наоборот, сетевые решения ограничивают возможности учета для отдельных аптек.
Техническая реализация аптечного и продуктового софта различается по бизнес-процессам, требованиям к учету товаров
и нормативно-правового регулирования.
Кроме того, аптечный софт в сравнении с розничными программами обладает более сложной моделью номенклатуры с высокой детализацией данных для лекарственных средств. В нем содержатся модули учета рецептов и контролируемых веществ.
К аптечным программам предъявляют повышенные требования в части безопасности данных и аудита всех операций с лекарственными средствами. Сама бизнес-логика ПО направлена преимущественно на соблюдение законодательства в сфере обращения лекарств.
Использование профессионального софта в аптеке предполагает интеграцию со специфическими внешними системами: медицинскими информационными системами, системами маркировки лекарств, системами электронных рецептов и требует постоянной адаптации к изменениям в этих системах.
Стандартное бухгалтерское или торговое ПО не подходит для аптек из-за отсутствия функций учета рецептурных, наркотических и других специфических категорий препаратов, по которым нужно регулярно отчитываться.
Требования законодательства РФ накладывают ряд существенных ограничений на работу ПО в аптеках.
Эти связано с безопасностью пациентов, контролем оборота лекарств и соблюдением установленных правил.
Основные аспекты:
Обязательный учет лекарственных средств
Согласно Федеральному закону № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» отдельные требования предъявляют к учету, хранению и отпуску препаратов:
Программное обеспечение аптеки должно обеспечивать строгий учет рецептурных лекарств, включая фиксацию данных рецепта (номер, дата, серия, данные врача и пациента), дозировки и способа применения. ПО должно обеспечивать возможность приема, обработки и хранения электронных рецептов в соответствии с установленными стандартами.
Система позволяет обеспечивать контроль цен на ЖНВЛП в соответствии с государственным реестром.
При работе с наркотическими и психотропными веществами аптечное ПО должно обеспечивать детальный учет прихода, расхода, остатков, а также формировать специальные отчеты для контролирующих органов в соответствии с Федеральным законом № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах».
Ряд лекарственных средств, таких как сильнодействующие и ядовитые вещества, подлежат предметно-количественному учету (ПКУ). Аптечная программа должна поддерживать ведение специальных журналов учета и контроля этих препаратов.
Программы для фармацевтов должны контролировать сроки годности лекарств и отслеживать серии препаратов для своевременного изъятия из продажи в случае необходимости или отзыва производителем. С 1 июня 2025 года вводится обязательная автоматическая блокировка продажи лекарств с истекшим сроком годности или выведенных из оборота.
Маркировка лекарственных препаратов (ИС МДЛП)
Фармацевтическая программа должна быть интегрирована с системой маркировки «Честный ЗНАК» для учета движения препаратов от производителя до потребителя. Такая интеграция предполагает сканирование кодов маркировки при приемке, отпуске и других операциях, а также передачу данных в систему.
Фармэкспертиза и безопасность
Аптечное ПО может включать функции проверки лекарственных взаимодействий и противопоказаний, что помогает фармацевту исключить ошибки при отпуске препаратов и обеспечить безопасность пациента.
Кассовые операции и отчетность
Программа фармацевта должна обеспечивать формирование кассовых чеков с учетом специфики лекарственных средств, а также подготовку необходимой отчетности для контролирующих органов: кассовая книга, отчеты о продажах.
Защита персональных данных
При оформлении рецептурных препаратов или карт лояльности программное обеспечение аптеки должно соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», обеспечивая их конфиденциальность и цифровую безопасность.
Лицензионные требования
Несертифицированное или не соответствующее требованиям законодательства программное обеспечение влечет за собой нарушения лицензионных требований к аптечной деятельности.
Кроме того, важно учитывать, что законодательство в фармацевтической сфере постоянно меняется, и это требует от разработчиков своевременного обновления программ для соответствия новым требованиям.
Аптеки обязаны предоставлять отчетность и проходить проверки контролирующих органов, поэтому ПО должно обеспечивать возможность формирования необходимых отчетов и ведение протокола всех значимых действий.
Требования законодательства становятся главным фактором, определяющим функциональность, архитектуру и безопасность программного обеспечения в аптеках. Несоблюдение этих требований может привести к серьезным юридическим последствиям.
Подытожим ключевые требования и необходимые функции для аптечной автоматизации и выведем основные критерии, на которые стоит обратить внимание при выборе программы для вашей аптеки:
Автоматизация аптеки — это процесс кропотливого выбора и поиска компромиссного решения, чтобы оперативно и интуитивно понятно работать с регулярными функциями закупок, документооборота и отчетности, но и соответствовать постоянно меняющимся требованиями законодательства.
Следуя выведенным критериям выбора аптечного ПО, вы сможете найти, проверить и протестировать нужные вам функции до внедрения ИТ-системы и сэкономите свое время и деньги.
Вы уже в поиске программного обеспечения для автоматизации аптеки? Специалисты технической поддержки «Ассоциации «Фармия» проконсультируют вас и помогут подобрать оптимальное решение для вашей аптеки или аптечной сети.
Заполните форму, и наш менеджер свяжется с вами по вопросу подбора фармацевтических программ.